Eine gut strukturierte Onboarding-Checkliste für externe Software-Dienstleister ist wichtig, um sicherzustellen, dass der Prozess reibungslos verläuft und alle notwendigen Informationen und Zugänge bereitgestellt werden. Hier ist eine umfassende Checkliste:
Vor dem Start
1. Vertragsunterzeichnung und NDA:
- Unterzeichnung des Dienstleistungsvertrags
- Unterzeichnung einer Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA)
2. Projektdefinition und -umfang:
- Klarstellung der Projektziele
- Detaillierte Beschreibung des Projektumfangs
- Zeitplan und Meilensteine
3. Zugang und Tools:
- Bereitstellung der notwendigen Zugänge zu Systemen und Tools
- Einrichtung von Unternehmens-E-Mail-Adressen
- Zugang zu Projektmanagement-Tools (z.B. Jira, Trello)
- Zugang zu Quellcode-Verwaltungssystemen (z.B. GitHub, Bitbucket)
Am ersten Tag
4. Einführung und Begrüßung:
- Virtuelles oder persönliches Begrüßungstreffen
- Vorstellung des internen Teams und der Ansprechpartner
5. Technische Einrichtung:
- Überprüfung der Systemzugänge und Installation notwendiger Software
- Konfiguration der Entwicklungsumgebung
- Zugriff auf Dokumentation und Ressourcen
6. Sicherheits- und Compliance-Schulungen:
- Durchführung von IT-Sicherheits- und Datenschutzschulungen
- Schulung zu Unternehmensrichtlinien und Compliance-Vorgaben
Erste Woche
7. Projekt- und Teamintegration:
- Teilnahme an Kick-Off-Meetings und regelmäßigen Stand-Ups
- Einbindung in Kommunikationskanäle (z.B. Slack, Microsoft Teams)
- Überblick über bestehende Systeme und Architekturen
8. Aufgabenverteilung und Erwartungen:
- Zuweisung erster Aufgaben und Verantwortlichkeiten
- Klärung von Erwartungen und Berichtswegen
- Festlegung von regelmäßigen Feedback- und Überprüfungsterminen
Laufender Betrieb
Kommunikation und Berichterstattung:
- Etablierung von regelmäßigen Statusberichten und Meetings
- Sicherstellung offener und klarer Kommunikationswege
Qualitätssicherung und Feedback:
- Implementierung von Code-Reviews und Qualitätskontrollen
- Regelmäßige Feedback-Schleifen und Anpassung von Prozessen
Risikomanagement:
- Identifizierung potenzieller Risiken und deren Management
- Erstellung eines Notfallplans für kritische Situationen
Projektabschluss
Dokumentation und Übergabe:
- Bereitstellung umfassender Projektdokumentation
- Schulung interner Mitarbeiter zur Übernahme des Projekts
- Übergabe von Code, Dokumentation und Zugangsdaten
Abschlussbewertung:
- Durchführung einer Abschlussbewertung des Projekts
- Feedback-Runde mit allen Beteiligten
- Abschlussbesprechung und Lessons Learned
Diese Checkliste sollte flexibel an die spezifischen Anforderungen und Prozesse des Unternehmens angepasst werden. Eine gründliche Vorbereitung und klare Kommunikation sind entscheidend für den Erfolg der Zusammenarbeit mit externen Software-Dienstleistern.
